WORLDLINK ( Presupuesto, inversion y costos IT - Seleccion de proveedores IT )

TRABAJO INTEGRADOR GRUPAL

Materia: Sistema de información y procesamiento de datos I

Facultad de Ciencias Económicas – UNC

Grupo: Grupo Sur

Integrantes:

·         Santiago Castillo

Legajo: 200440257/1

·         Javier Marconetto

Legajo: 34840189

·         Federico Nemeth

Legajo: 34440859

·         Gabriel Ortiz

Legajo: 34959744

·         Juan Ignacio Peñalosa

Legajo: 34468779

·         Gerardo Rosso

Legajo: 35258454

Comisión: Martes 17 a 19 hs

II. Presentación de la empresa y sus características

WorldLink es una institución dedicada a la enseñanza de Inglés y Castellano, que promueve la interacción entre los pueblos del mundo a través de la valiosa herramienta de la lengua, para una mejor comprensión de las culturas de las naciones y así profundizar el acercamiento entre las mismas.

Durante todos estos años nos hemos dedicado exitosamente a la enseñanza del idioma inglés, siempre a la vanguardia en cuanto a metodología, desarrollo curricular y elaboración de exámenes.

Nos especializamos en la enseñanza del idioma inglés, y la calidad educativa es nuestra mayor preocupación. Poder garantizar un nivel académico superior es nuestro compromiso.
En cuanto al equipamiento de hardware y software que posee Worldlink encontramos:
En el laboratorio de Lengua existen 10 CPU Mother ASUS M2N-MX SE con Procesador AMD 4400+ 1 gb Ram y disco de 160 gb. Como periféricos monitores LCD 17" AOC , grabadora de DVD, Gabinete Senteyy RJA 213.
En Secretaria hay 2 CPU Mother ASUS M2N-MX SE con Procesador AMD 4400+ 1 gb Ram ,  y disco de 160. Como periféricos monitores LCD 17" AOC , grabadora de DVD, Gabinete Senteyy RJA 213.
En Dirección hay 1 CPU Mother ASUS M2N-MX SE con Procesador AMD 4400+ 1 gb Ram  y disco de 160 gb. Como periféricos monitores LCD 17" AOC , grabadora de DVD, Gabinete Senteyy RJA 213.
Administración hay 1  CPU Mother Intel  DQ45CB BOX  Procesador iNTEL cORE 2 QUAD Q8300 + 4 gb Ram , disco de 320 gb. Como periféricos poseen monitores LCD 17"  SAMSUNG , grabadora de DVD, Gabinete Senteyy RJA 271.
Todo esta conectado al  Server que posee 1  CPU Mother GIGABYTE GA-880-GM- UD2H SATA - DDR3 - PCI con Proesador AMD PHENON II X6 1055 T 2.8 GHZ.  9 MB  4 gb Ram y  2 DISCOS disco de 500 gb .Como periféricos posee monitor  SAMSUNG  550V. , grabadora de DVD, Gabinete OVERCASE OV-512- DOBLE COOLER.
Todo esta operando a través del Sistema Operativo Windows XP, mientras que el Server posee Windows Server. Además las instalaciones poseen 3 redes de Internet, 1 cableada y 2 inalámbricas. Las inalámbricas están conectadas con ruther en cada una de las estaciones: Laboratorio de lengua, Secretaria, Dirección y Administración.

Conocer las motivaciones de nuestros alumnos

Nuestro gran desafío como educadores es lograr la atención y el interés responsable de los alumnos.

Internet y las nuevas tecnologías se han convertido en herramientas valiosas e insoslayables, que nuestro proyecto académico incorpora, para el aprendizaje de idiomas.

Innovar en la metodología de enseñanza

La metodología académica utilizada en World Link esta basada en las últimas tendencias en educación a nivel mundial. La tecnología; software especialmente diseñados para la enseñanza del Inglés, proyectores multimedia, DVD y materiales auditivos permiten a los alumnos ser parte de una educación dinámica, ingresando al mundo del inglés/castellano de un modo integral y más directo.

La metodología de enseñanza para todos nuestros cursos está centrada en el desarrollo de las cuatro habilidades del idioma: comunicación oral, comprensión auditiva, comprensión lectora y redacción.

Predomina un enfoque comunicativo, que permite a los alumnos expresarse en forma fluida, y a la vez precisa, en inglés.

Ubicación

Alta Córdoba- Fragueiro 1937

General Paz – Av 24 de Septiembre 1831

Parque Capital – Cumbre Negras 2270

Bº Jardín - Av. Richieri 2850 (Concentraremos nuestro trabajo en esta)

Historia

Desde su fundación en 1970 World Link Bº Jardín es una Institución especializada en la enseñanza del idioma inglés en la Provincia de Córdoba. Desde entonces, su floreciente evolución le permite mantener una sólida posición en el marco de la educación. Durante el año atraen cerca de 500 alumnos, quienes son atendidos por 15 profesionales. 

World Link  se caracteriza por un estilo de conducción personalizado, ejercido por sus directoras y staff teniendo como misión no solo la formación académica sino una formación para la vida.

Organigrama

III. Caracterización la problemática a analizar

PLANIFICACIÓN, COSTO, INVERSIÓN DE IT

Para comenzar con el control financiero de TI, debemos mencionar que actividades corresponden al departamento TI y en función a estos la asignación de costos. Tales actividades son:

·         La gestión estratégica de los sistemas de información.

·         La innovación en TI y su incorporación al proceso de la empresa.

·         La compra y mantenimiento del sistema central o de proceso de datos.

·         Desarrollo, adaptación y mantenimiento de aplicaciones.

·         Compra y mantenimiento de licencia de software.

·         Formación y capacitación de usuarios.

·         Adquisición y mantenimiento de hardware y software.

Teniendo en cuenta estos costo y además el marco de incertidumbre, como la rapidez de las innovaciones tecnológicas y el hecho que los sistemas de información suelen afectar a varias áreas de la empresa, que acompaña la toma de decisiones en relación a la inversión de TI, es fundamental que estas sigan un planeamiento previo en base a los factores relacionados con las estructuras organizativas a los servicios adicionales que deberán contratarse para su utilización, el apoyo activo de todas las áreas, así como la dirección y los posibles problemas en la interoperabilidad del nuevo sistema con otros preexistentes, sean propios o de otras organizaciones con que se relacione.

Por ello se propone como método de análisis de inversiones de IT el estudio de 3 criterios: la calidad de sistema que recoge las vertientes técnicas relevantes, los aspectos económicos que tiene en cuenta la relación calidad-precio y los posibles costos de cambio que puedan existir bajo un análisis de costo-beneficio.

Una forma útil de pensar en los costos de una inversión tecnológica de la información es considerar el TCO (Costo total de propiedad) de una solución tecnológica. La idea de estimar el costo total de propiedad es simple: establecer los criterios necesarios para valorar y comparar distintas alternativas tecnológicas. Para ello hay que determinar de forma clara los costos asociados a una determinada inversión (licencias, mantenimiento, reparaciones, etc.), el tiempo en el cual la inversión va a ser amortizada y las medidas de normalización para que las comparaciones se puedan realizar sobre bases iguales.

Algunos TCO son directos del departamento de sistemas, entonces están incluidos en el presupuesto del departamento. En cambio, hay otros que están ocultos, pero son igualmente necesarios considerar para una evaluación económica completa.

SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE TI

A la hora de seleccionar un proveedor de TI, debemos tener en cuenta distintos criterios tanto para hardware como para software.
Con respecto al hardware, debemos considerar potencia, expansibilidad, puertos, ergonomía, compatibilidad con otro hardware y software, tamaño, soporte técnico, garantía y costo.
En relación al software los aspectos claves son: la funcionalidad del paquete, el soporte del proveedor, la documentación del sistema y los costos (de licencia, capacitación, etc); sin olvidar la compatibilidad con el hardware.
Con relación al proveedor de TI los aspectos a considerar son un reconocido prestigio local, soporte de mantenimiento (personal especializado, stock de repuestos, tiempo de atención, local apropiado, comunicación rápida.), cartera de clientes con equipos equivalentes a los adquiridos y tiempo de entrega oportuno. 

PREGUNTAS

1.    ¿Para usted la implementación de TI es considerada un gasto o una inversión? ¿Por qué?

2.    ¿Qué aspectos fueron tenidos en cuenta a la hora de seleccionar el proveedor de IT?

3.    ¿La decisión de introducir tecnología de información fue fundada en un planeamiento o simplemente porque la realidad de las innovaciones asi lo sugiere?

4.    ¿Considera que su sistema de información es el adecuado? ¿Por qué? 

5.    Si bien usted implemento una tecnología de información, ¿Esta está integrada con las demás sucursales a través de un sistema y una base de datos central?

IV. REGISTRO DEL CASO PARTICULAR

WorldLink, institución dedicada a la enseñanza del idioma inglés y castellano promoviendo la interacción de los alumnos entre pares de otros países para lograr afianzar los conocimientos y posibilitar un intercambio cultural, considera que  la implementación de sistemas TI es sumamente importante para el fin educativo, ya que brinda las herramientas esenciales para llevar adelante esta idea de educación y además es el principal medio de comunicación con sus clientes.

En cuanto al funcionamiento administrativo las TI le proporcionarían ventajas tanto en la automatización de las tareas como en lograr conseguir una base de datos central que ayuda a unificar la información evitando así las redundancias. Con respecto a este último tema (base de datos central) el instituto consideraba que manteniendo aisladas las sucursales se podía proteger la información de cada una de ellas, y luego de un análisis y consultas a profesionales del tema se dieron cuenta que podían mantener la seguridad con una base de datos central e incluso disminuir tiempos administrativos y actualizaciones instantáneas que facilitan el funcionamiento integral.

Tanto para los clientes como para WoldLink es importante tener un buen sistema TI, ya que este es el medio de comunicación mas importante entre ellos, por la utilización de páginas web y redes sociales. En cuanto al funcionamiento administrativo, WorldLink posee una base de datos para cada una de sus sucursales, o sea que no tiene una base de datos central. Esto puede traer como consecuencia la duplicación de datos e información.

En este momento se está realizando en la empresa una reestructuración para adecuar los sistemas informáticos a sus necesidades. Sería de mucha importancia en esta etapa adquirir un sistema central compatibilizándolo con software y hardware necesarios.
El sistema central le sería útil para la comunicación entre las distintas sucursales y para compartir datos e información. En esta reestructuración se debería tener en cuenta el costo total de propiedad, importante para analizar conceptos técnicos, económicos y de costos de cambio, entre varias alternativas de inversión.

Luego de evaluar distintas alternativas teniendo en cuenta como principales criterios para la elección los tiempos de entrega, referencias, soporte técnico, garantía y funcionalidad decidió que lo mas conveniente a adquirir sería un servidor Dell Poweredge T110 que incluye Windows Server 2008 R2 SP1, Foundation Edition, x64,Spanish ya que es compatible con las estaciones de trabajo existentes. Debido a la idea de unificar las bases de datos se piensa en adquir un software Microsoft SQL server 2005.

Antes de realizar la erogación es fundamental que realice una planeación detallada de los costos totales de propiedad en lo que se incluiría el precio del servidor que ya viene con el sistema operativo inserto lo que haría no tener que gastar tiempo y dinero en licencias para incorporar un SO, la creación de la base de datos por parte de un especialista, la capacitación del personal para el manejo de las nuevas tecnologías realizada por el mismo analista y el tiempo en el cual la inversión va a ser amortizada, teniendo en cuenta el gran avance de las tecnologías.

Como tratamiento contable la empresa considera que las erogaciones antes mencionadas serian consideradas una inversión y no un gasto debido a que reducen los errores de los procesamientos manuales, es mucho mas rápido, se concentra la información, es mas seguro el resguardo de datos, se puede hacer un control remoto y  trabajar en forma de multitareas.

En relación a lo académico la implementación de TI se ve reflejada en la utilización de DVD interactivos, Proyectores y en el aprovechamiento de su aula informática para realizar video llamadas a través de skype. En este ámbito el tema de Planificación, costo e inversión en Ti se sintetiza mucho ya que los elementos tecnológicos necesarios para llevar acabo el objetivo institucional se encuentran a disposición de los clientes y no se necesita un plan de inversión.

V. Conclusiones.

En base a nuestros conocimiento nos parece adecuada la decisión de crear una base de datos centralizada que integre todas las sucursales. Esto ayudaría a lograr:

• Disminuir la redundancia de datos.
• Independencia de los datos con respecto a las aplicaciones.
• Flexibilidad para obtener informes a travez de SQL.
• Aplicar restricciones de seguridad.
• Compartir datos.

A pesar de los temores de la empresa con respecto a la inseguridad que podría existir creando una base de datos central, la consideramos infundada dado que el administrador de base de datos puede asegurar que el acceso sea restringido solo a través de los canales apropiados y por medio de verificaciones. Cabe mencionar que si no se tiene en cuenta estos recaudos, la seguridad de la información podria estar en mayor peligro que un sistema de archivos tradicionales.
Si bien WorldLink tuvo en cuenta para seleccionar sus proveedores TI los siguientes criterios:

• Tiempos de entrega.
• Referencias.
• Soporte técnico.
• Garantía.
• Funcionalidad.

Sería adecuado realizar una planificación mas profunda que abarque  no solo estos conceptos, sino también conciderar el TCO, estableciendo los criterios necesarios para valorar y comparar distintas alternativas tecnológicas determinando los costos asociados a dicha inversión (licencia, mantenimiento, instalación, capacitación, creación de base de datos, etc.), el tiempo en el cual la inversión va a ser amortizada y, si las diferentes alternativas presentan diferencias, tomar las medidas de normalización pertinentes.
Le aconsejamos a WorldLink que revea su decisión invertir, incorporando las pautas mencionadas, y de esa forma obtener la inversión óptima de acuerdo a sus necesidades.